Landelijk Overleg Fracties

Privacy- en cookie beleid

Privacy

Het Landelijk Overleg Fracties (LOF) is een stichting die samenwerkt met de Landelijke Studentenvakbond (LSVb) en verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt je het beleid wat wij aanhouden t.o.v. persoonsgegevens:

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Deelnemersinformatie wordt tot de volgende doeleinden verwerkt:

  • Het controleren en monitoren van aanwezigen bij activiteiten; Dit met als doel de activiteiten te verbeteren zodat zij beter passen bij onze leden.
  • Het maandelijkse sturen van nieuwsbrieven
  • Het versturen van kaarten voor uitnodigingen voor evenementen
  • Het verzenden van evaluatieformulieren na de activiteiten
  • Contact opnemen met deelnemers voor verdere vragen en informatie

Waar verzamelen persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld via de website van het LOF, lofnet.nl, tijdens inschrijvingen voor activiteiten en tijdens activiteiten om SOM en LOF te voorzien van informatie die nodig is voor de organisatie van deze activiteiten.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Informatie van groepen

Door de verwerker (verantwoordelijke voor verwerking van gegevens) wordt informatie van de volgende groepen verwerkt:

  • Medezeggenschappers: dit zijn de deelnemers van de LOF activiteiten. Dit zijn personen welke verder onderverdeeld kunnen worden in:
    • Centraal: Centrale medezeggenschapsorganen van universiteiten in Nederland
    • FR: Decentrale medezeggenschapsorganen van universiteiten in Nederland
    • OC: Decentrale medezeggenschapsorganen van universiteiten in Nederland
    • Assessoren: Student-vertegenwoordigers binnen centrale of facultaire besturen

Categorieën van verzamelde persoonsgegevens

  • Naam (voornaam en achternaam): ter identificatie
  • Studie: ter identificatie
  • Raad van medezeggenschap: ter identificatie
  • Fractie: ter identificatie
  • Dieetwensen en allergieën: voor activiteiten waarbij catering is inbegrepen
  • Adres raad: voor het opnemen van contact via de post en bezoeken
  • Postcode: voor het opnemen van contact via de post en bezoeken
  • Plaats: voor het opnemen van contact via de post en bezoeken
  • Telefoonnummer: voor het opnemen van contact en toevoegen aan WhatsApp groepen indien gewenst
  • Email: voor het opnemen van contact via de mail en het versturen van de nieuwsbrieven en evaluaties
  • Foto’s gemaakt tijdens LOF activiteiten: ter promotie van latere activiteiten

lofnet.nl

Via de website worden de volgende gegevens verzameld om de zoekactiviteit van geïnteresseerden beter in kaart te brengen en hiermee de promoties van LOF doeltreffender te maken:

  • Welke pagina’s jij bezoekt
  • Waar jij op onze pagina’s op klikt/wat jij intypt op onze pagina’s
  • IP-adres: ter identificatie
  • Internetbrowser en apparaat type: ter identificatie

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretariaat@lsvb.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Wie verwerken persoonsgegevens?

Rechten en plichten verantwoordelijke en verwerker

De verantwoordelijke voor het Landelijk Overleg Fracties (LOF) is het bestuur, welke gezamenlijk bevoegd is zoals ingeschreven bij de KvK. De verantwoordelijke voor de ledenadministratie van LOF zijn de coördinatoren, zoals ingeschreven bij de KvK. De coördinatoren zijn tevens de verwerker van de ledeninformatie. De LOF coördinatoren hebben de volgende plichten met betrekking tot de verwerking van deelnemergegevens:

  • Het verzamelen en archiveren van inschrijvingsformulieren van activiteiten van LOF gedurende het jaar dat zij bestuur zijn, zolang zij ingeschreven staan bij de KvK.
  • Het dagelijks controleren van de mail van LOF voor het verwerken en beantwoorden van vragen van deelnemers aan de activiteiten.
  • Het wijzigen of inzien van deelnemersinformatie gebeurt op aanvraag van de desbetreffende deelnemer.
  • Het op de hoogte stellen van deelnemers bij ontbrekende of foutieve ledeninformatie. Deelnemersinformatie zal nooit met derden worden gedeeld voor commerciële en andere doeleinden tenzij expliciet aangegeven.
  • Toezien op het veilig bewaren van gegevens van deelnemers
  • De deelnemersinformatie zal in Excel documenten op de LOF Drive bewaard worden tot welke enkel de LOF coördinatoren toegang hebben
  • Toezien op het verwijderen van gegevens van deelnemers na 2 jaar

Regels voor de verwerkers

De regels voor de verwerkers zijn als volgt vastgesteld:

  • De LOF coördinatoren zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de ledeninformatie.
  • De LOF coördinatoren leren hoe de ledeninformatie te verwerkt dient te worden van de voorganger in zijn positie.
  • De verwerker voert de gegevens in Excel in zoals weergegeven op het inschrijfformulier.
  • De verwerker vernietigt inschrijfformulieren nadat ze ingevoerd zijn in Excel.
  • De verwerker neemt contact op met een lid wanneer ledeninformatie ontbreekt of foutief blijkt te zijn.
  • De verwerker past ledeninformatie aan of verwijderd deze wanneer leden daarom vragen.
  • De verwerker verwijdert de gegevens van medezeggenschappers uit de LOF Drive wanneer er een jaar verstreken is
  • De verwerker vernietigt deelnemersinformatie 1 jaar na dato.
  • Wanneer voor specifieke activiteiten aanvullende ledeninformatie nodig blijkt te zijn wordt dit enkel voor de activiteit zelf geregistreerd en direct hierna verwijderd.

Subverwerkers

Er is geen sprake van subverwerkers binnen de stichting

Hoe worden persoonsgegevens beschermd?

Het LOF neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daarvoor maken wij gebruik van de faciliteiten van de LSVb. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretariaat@lsvb.nl.

Beschermingsmaatregelen

De LSVB heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
  • TLS (voorheen SSL): Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
  • DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (http://studentenpolitiek.nl) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. Je kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat je omgeleid wordt naar een vals IP-adres.


Om de persoonsgegevens van de leden zowel digitaal als op papier te beschermen zijn de volgende maatregelen genomen:

  • Na invoer van de informatie van de deelnemersformulieren in de digitale administratie worden de papieren formulieren gearchiveerd en na een jaar vernietigd.
  • Gegevens van deelnemers worden na 2 jaar verwijderd uit de digitale administratie. Enkel de algemene informatie van raden zal behouden blijven.
  • Informatie van deelnemers wordt enkel verwerkt wanneer het desbetreffende lid hier toestemming voor gegeven heeft. Dit kan middels het aanvinken van de voorwaarden op een deelname formulier.
  • De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verza­meld zijn.

Beschermingsniveau

Dit beschermingsniveau is voor de gevoeligheid van de verzamelde informatie adequaat.

Audits verwerkingsverantwoordelijken bij de verwerker

De verwerker draagt verantwoording af bij de rest van het bestuur van de stichting. Dit is in principe tijdens iedere bestuursvergadering, maar indien nodig ook op een ander, specifiek daarvoor gekozen moment.

Datalekken

Melding: Wanneer er sprake is van een datalek zal dit per direct aan de betrokken leden gemeld worden door middel van een mailing. Hiernaast zal dit vermeld worden in de maandelijkse nieuwsbrief. Hierbij moeten de consequenties voor leden duidelijk worden gemaakt.

Aansprakelijke: In het geval van nalatigheid is het Bestuur/RvT van de stichting gezamenlijk aansprakelijk voor eventuele datalekken.

Cookie-overzicht

Wij maken gebruik van cookies, net als de meeste websites. Wij houden ons aan cookiewetgeving door jou expliciet om toestemming te vragen. Omdat we jouw privacy belangrijk vinden doen we dat met een zo duidelijk mogelijke pop-up, en geven we uitleg over de cookies die we gebruiken. Een overzicht kun je hieronder vinden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar lof@lsvb.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we jou om in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van je privacy. Het LOF zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 29 augustus 2018. Stichting LOF behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid en zal leden op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen.

Bij verdere vragen of opmerkingen:
Stichting Landelijk Overleg Fracties (LOF)
E-mail: lof@lsvb.nl
Web: https://studentenpolitiek.nl/landelijk-overleg-fracties/
Adres: : Drieharingstraat 6, 3511 BJ Utrecht, the Netherlands

a